Trường trung cấp văn hóa nghệ thuật và du lịch Hải Dương

1. Vị trí, chức năng

Phòng HC-TC là phòng thuộc trường Trung cấp VHNT và Du lịch Hải Dương, có chức năng tham mưu, giúp Ban giám hiệu chỉ đạo, điều hành trong công tác: Tổ chức bộ máy, biên chế, cán bô; đào tạo, bồi dưỡng; thi đua, khen thưởng và kỷ luật; bổ nhiệm cán bộ quản lý;  văn thư, lưu trữ; Quản lý tài sản; bảo vệ an ninh, trật tự trường học; phòng cháy, chữa cháy nhà trường; Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng nhà trường.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn

          Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện các nhiệm vụ sau:

         2.1 Về công tác tổ chức bộ máy, biên chế

- Đề xuất cơ cấu tổ chức của trường; giúp Hiệu trưởng trong công tác dự thảo các văn bản, quy định, quy chế làm việc; 

- Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng về cơ cấu tổ chức, nhân sự của trường;

- Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, viên chức.

- Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định;

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng; hướng dẫn, giám sát các Phòng, Khoa, Trung tâm thực hiện kế hoạch, đào tạo, quy hoạch, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ;

- Thực hiện các chế độ, chính sách như: thâm niên, nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn;

- Xây dựng kế hoạch, trình BGH cử cán bộ đi bồi dưỡng về chính trị, nghiệp vụ quản lý nhà nước, tập huấn, học tập nâng cao trình độ chuyên môn;

- Lưu trữ, cập nhật, hồ sơ lý lịch của CBVC, người lao động. Xác nhận lý lịch CBVC, NLĐ. Cung cấp các số liệu về HCTC khi có yêu cầu.

       2.2. Quản lý cán bộ,  viên chức và người lao động

          - Thực hiện công tác quy hoạch và quản lý công tác quy hoạch cán bô, viên chức theo quy định;

          - Xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ.

          - Thực hiện quy trình công tác tuyển dụng, tiếp nhận, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, thôi việc…đối với cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định.

          - Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, VC, NLĐ thuộc nhà trường quản lý theo quy định;

          - Thực hiện và hướng dẫn thực hiện đánh giá, xếp loại chất lượng viên chức, NLĐ theo quy định hiện hành;

          - Quản lý và cập nhật hồ sơ VC, NLĐ

          - Sửa đổi, bổ sung những thay đổi về quy định, nội quy, quy chế và chế độ chính sách; Thời gian làm việc…của nhà trường; Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế của trường;

      2.3. Công tác thi đua – khen thưởng, kỷ luật

- Hướng dẫn các tập thể, cá nhân thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo Luật thi đua khen thưởng;

- Quản lý, hồ sơ thi đua của nhà trường;

- Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn thực hiện về Thi đua, Khen thưởng.

- Thực hiện, hướng dẫn các quy trình, thủ tục xét kỷ luật cán bộ, VC, NLĐ thuộc trường theo quy định;

2.4. Công tác hành chính 

- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện công tác hành chính, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư lưu trữ.

- Hoàn thành các loại văn bản báo cáo, thống kê, tổng hợp… theo yêu cầu của Hiệu trưởng;

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành Trang thông tin điện tử nhà trường.

- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản nội bộ ; 

- Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng, khoa, trung tâm tổ chức các cuộc họp, hội nghị , hội thảo và các nhiệm vụ chuyên môn khác.

- Giúp BGH trong việc tiếp tân, tiếp khách;

- Đảm bảo an ninh trật tự trong trường;  

- Phòng HCTC có trách nhiệm chỉ đạo công tác bảo vệ tài sản, thiết bị, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, vệ sinh môi trường, an ninh chính trị, trật tự an toàn trong nhà trường; 

2.5. Công tác văn thư lưu trữ

- Tiếp nhận, bảo mật và phân loại công văn đến, trình Hiệu trưởng và chuyển đến các bộ phận chức năng liên quan để giải quyết kịp thời;

- Gửi công văn của nhà trường đến các Phòng, Khoa, Trung tâm trên hệ thống Quản lý văn bản điều hành đúng quy định về văn thư lưu trữ.

- Quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, công văn đi và đến theo đúng Quy định về văn thư lưu trữ;

- Đảm bảo quy trình, tính pháp lý, thể thức văn bản trước khi trình BGH ký; Quản lý các công văn giấy tờ nhà trường theo đúng quy định của Nhà nước;

- In sao các loại văn bản, tài liệu phục vụ cho công việc của Nhà trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường theo yêu cầu của nhà trường; 

- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng quy định của Pháp luật.         

2.6. Công tác cơ sở vật chất

- Lập kế hoạch, đề xuất, sửa chữa, mua sắm bổ sung CSVC của nhà trường; Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của nhà trường;

- Phối hợp với Phòng kế hoạch - Tài chính xây dựng và triển khai kế hoạch v/v mua sắm bổ sung, thay mới… trang thiết bị của trường;

- Mua sắm vật tư, trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ công tác giảng dạy, quản lý của nhà trường theo đề nghị của các Phòng, Khoa, Trung tâm đã được Hiệu trưởng nhà trường phê duyệt;

- Bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị điện, nước, phòng học, phòng làm việc…của nhà trường theo quy định;

- Thực hiện trang trí khánh tiết, tuyên truyền trực quan phục vụ nhiệm vụ chính trị của nhà trường ;

- Bảo quản, vận hành thiết bị âm thanh phục vụ học tập và giảng dạy của nhà trường;

2.7. Công tác Bảo vệ  

Bộ phận bảo vệ trực thuộc phòng HCTC có chức năng và nhiệm vụ:

* Chức năng: Thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự an toàn cho CB, GV, người học và tài sản, trang thiết bị của trường, phối hợp thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy; 

* Nhiệm vụ:

- Bảo vệ an ninh chính trị; Trật tự an toàn trong trường học;

- Phối hợp với phòng Công tác HSSV, khoa VHCB nắm bắt tình hình nội bộ, đảm bảo an ninh chính trị, an toàn trường học cho người học;  

- Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện ra vào cơ quan trường học theo đúng nội quy; 

- Tổ chức tuần tra canh gác thường xuyên, liên tục 24/24, đảm bảo cho cán bộ, giáo viên và học sinh yên tâm công tác, học tập. Đảm bảo an toàn tuyệt đối trong những ngày nghỉ Lễ, Tết… Hội nghị, kỷ niệm ngày thành lập trường, các buổi Hội diễn văn nghệ…;

- Khi có sự việc xảy ra trong phạm vi nhà trường, phải khẩn trương bố trí lực lượng bảo vệ hiện trường, thu thập tài liệu, báo cáo cho người có trách nhiệm giải quyết; 

- Phát hiện và tham gia truy xét những hoạt động lưu manh, trộm cắp và những tội phạm khác ở trong hoặc ở ngoài lẩn trốn vào trường;

- Thường xuyên phối hợp chặt chẽ với chính quyền, công an phường để làm tốt công tác bảo vệ trật tự an ninh trường học;
3. Cơ cấu tổ chức

          Biên chế của Phòng Hành chính - Tổ chức nằm trong tổng số biên chế hành chính của trường Trung cấp Văn hóa, Nghệ thuật và Du lịch Hải Dương được UBND tỉnh phân bổ  hàng năm.

            3.1 Lãnh đạo phòng gồm: Trưởng phòng và Phó trưởng phòng

            3.2. Viên chức, người lao động gồm:

            - Viên chức hành chính

            - Viên chức văn thư - lưu trữ

            - Viên chức  tổng hợp

            - Nhân viên phục vụ

            - Nhân viên bảo vệ

             Nhiệm vụ, quyền hạn của viên chức, người lao động thuộc phòng HC-TC do Trưởng phòng phân công theo quy định của pháp luật.